Wie valt eronder
Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, voor de facturen die ze elkaar sturen. Hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting voor u.
Twee verduidelijkingen van de officiële website over e-facturatie:
- De vrijstellingsregeling ontslaat u er niet van. Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling van belasting vallen in principe ook onder de verplichting.
- Alleen wie geen enkele factuur stuurt aan een Belgische btw-plichtige en er geen enkele van een Belgische btw-plichtige ontvangt, valt buiten de verplichting.
Wat verandert voor een verwarmingstechnicus
| De factuur | Elektronisch en gestructureerd? |
|---|---|
| U factureert het onderhoud van een ketel aan een particulier | Nee: de verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren |
| U factureert een Belgische btw-plichtige onderneming | Ja, verplicht |
| Uw groothandel, Belgisch en btw-plichtig, factureert u | Ja: u moet ze kunnen ontvangen |
De meeste verwarmingstechnici werken vooral voor particulieren. Voor hen speelt de verandering dus eerst aan de kant van de aankopen: de facturen van de leveranciers komen elektronisch binnen, en u hebt software nodig die ze kan ontvangen.
Hoe het werkt
Een gestructureerde elektronische factuur is geen pdf. Het is een gegevensbestand dat de software van de afzender rechtstreeks naar de software van de bestemmeling stuurt.
De uitwisseling verloopt via Peppol, een gedecentraliseerd netwerk waarop facturatie- en boekhoudsoftware aansluit. De officiële website vergelijkt het met een telecommunicatienetwerk: ieder houdt zijn software, en de programma's praten met elkaar.
De algemene tolerantieperiode, die de eerste drie maanden van 2026 gold, is voorbij.
De fiscale steun
Er bestaan twee maatregelen voor kmo's en zelfstandigen:
- sinds 1 januari 2025 bedraagt de investeringsaftrek 20 % voor digitale investeringen;
- voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen die hun facturatieprogramma met een abonnement betalen, die kosten voor 120 % aftrekken.
Bekijk met uw boekhouder hoe ze op uw situatie van toepassing zijn.
Drie zaken om na te kijken
- Uw software verstuurt en ontvangt via Peppol. De officiële website publiceert een lijst van conforme software.
- Uw onderneming is ingeschreven op Peppol om te ontvangen. Zonder inschrijving kunnen uw leveranciers u niet via het netwerk bereiken.
- Uw boekhouder is op de hoogte. Voert een boekhouder uw boekhouding, spreek dan met hem af welke tool de facturen ontvangt.
Veelgestelde vragen
Ik werk alleen voor particulieren: val ik eronder?
Niet voor de facturen die u hun stuurt. Maar zodra u bij een Belgische onderneming aankoopt, moet u haar elektronische factuur kunnen ontvangen.
Ik val onder de vrijstellingsregeling voor de btw: val ik eronder?
In principe wel. De officiële website heeft het in april 2026 verduidelijkt: de vrijstellingsregeling ontslaat niet van de verplichting.
Mag ik een onderneming nog een pdf per e-mail sturen?
Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen volstaat dat niet meer: de factuur moet elektronisch en gestructureerd zijn.
Is er nog een tolerantieperiode?
Nee. De algemene tolerantie gold voor de eerste drie maanden van 2026 en is voorbij.
Bronnen
- Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht sinds 2026, efacture.belgium.be: de verplichting, Peppol, de software, de fiscale steun.
- Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering, efacture.belgium.be, 7 april 2026: de vrijstellingsregeling, wie buiten de verplichting valt, het einde van de tolerantie.
Deze gids vat de officiële teksten samen. Bij twijfel zijn zij doorslaggevend. Een fout in deze gids? Schrijf ons.